Visa Schengen

Jalan-jalan ke Eropa? "wah..." itu yang terbersit dalam hatiku dengan rasa ragu... Aku traveling ala backpacker, apakah bisa mengurus sendiri visa ke Eropa terutama Visa Schengen? apa saja yang perlu dipersiapkan untuk mengurus Visa Schengen? dan yang perlu diketahui terlebih dahulu, apa itu Visa Schengen? Asal semua data yang diperlukan lengkap tersedia, pasti bisa. ;))

Apa itu Visa Schengen?

Yang disebut visa Schengen adalah dokumen visa yang mencakup 25 negara Eropa termasuk dalam Zona Schengen yaitu: Austria, Belgia, Republik Ceko, Denmark, Estonia, Findlandia, Perancis, Jerman, Yunani, Hungaria, Iceland, Italia, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, Belanda, Norwegia, Polandia, Portugal, Slovakia, Slovenia, Spanyol, Swedia, Swiss. Jadi hanya dibutuhkan satu buah visa untuk travel ke negara-negara tersebut. Negara Uni Eropa yang TIDAK MASUK Zona Schengen adalah UK (Inggris), Republik Irlandia,  Bulgaria, Rumania dan Cyprus. Tiga negara non-Uni Eropa yang masuk visa Schengen adalah Norwegia, Iceland, dan Swiss. Termasuk negara mikro Monaco, San Marino, dan Vatican City.

Berawal dari mewujudkan mimpi untuk mengunjungi Eropa dan aku merasa setiap orang pasti punya pengalaman yang unik dan mendebarkan dalam memperoleh visa Schengen dan begitu juga denganku.  Proses aplikasi visa schengen juga dikenal ribet, sulit, dengan dokumen yang banyak dan prosedur yang merepotkan, dan staf-staf yang tidak helpfull. Aku sendiri apply untuk 18 hari dan tanpa ada undangan atau surat sponsor dari teman di luar. 

Hal pertama yang harus kamu tentukan adalah menentukan mau apply ke kedutaan mana, secara umum kamu dapat meng-apply ke kedutaan negara dimana kamu tinggal paling lama di negara tersebut, atau jika tidak dapat ditentukan berapa lama kamu tinggal di setiap negara (karena durasi di setiap negara sama) maka kamu mengapply ke negara tempat pertama kali masuk. Namun berdasarkan pengalamanku biasanya kedutaan cukup ketat dan hanya mau menerima syarat yang pertama, yaitu jika kamu benar-benar dapat membuktikan diri bahwa kamu paling lama di negara tersebut, walaupun hanya beda sehari.

Rute yang kami tuju adalah: Amsterdam - France - Spain - Switzerland - Italy, yang berakhir di kota Venezia. Dengan tiket promo PP - Emirate Airlines $824 dengan rute Jakarta - Amsterdam, Venezia - Jakarta. Kami berencana 18 hari di eropa, dengan itinerary 4 hari di Belanda, 3 hari di Perancis, 3 hari Spanyol, 3 hari di Switzerland, 3 hari di Italia dan dipotong 2 hari untuk perjalanan pulang-pergi.  Jadi itineraryku adalah keliling eropa 16 hari. Oleh karena itu apply melalui kedutaan Belanda dengan biaya EUR 60 atau Rp 700.000,-. Aku pun berusaha memenuhi semua persyaratan yang ada. Berikut persyaratan dokumen yang mutlak harus ada semua dan pembahasan detailnya.

1. Valid Passport yang masih berlaku paling tidak 6 bulan sebelum masa paspor berakhir. Tidak disebutkan detail 6 bulannya dihitung dari tanggal apa, tanggal apply visa, tanggal visa diapprove, tanggal masuk, atau tanggal kembali ke tanah air. Namun, untuk amannya 6 bulan ini sebaiknya dihitung dari tanggal kembali ke tanah air, sebagai contoh, kalau kamu punya rencana traveling 1-31 Juli 2012, maka jangka waktu paspor kamu paling tidak habis sampai tanggal 31 Januari 2013. Jika ternyata visa kamu hanya berlaku sampai 25 Desember 2011, maka sebaiknya diperbaharui dulu paspornya.

2. Copy of the first 4 pages of passport. Ini mudah asal syarat no. 1 sudah terpenuhi.

3. Application form properly and completely filled-in and signed. Formnya bisa di download di website kedutaan (link ada di bagian bawah)

4.  1 (satu) lembar pas foto berwarna (ukuran 4x6), untuk detail syarat fotonya harus seperti apa bisa dilihat di website juga.

5. Tiket PP dari Indonesia ke negara Schengen. Untuk tiket tidak harus sudah dibayar, namun jika masih booking maka ketika mau mengambil visa yang sudah jadi, tiket yang sudah dikonfirmasi ini harus ditunjukkan. Tapi jika sudah membeli tiket, ini sedikit nekad namanya mungkin karna dapat tiket murah seperti promo Air Asia (kenapa tidak..?!) yang penting dokumen sudah lengkap sesuai persyaratan dan kamu sudah mengikuti prosedur yang ada, niscaya tidak ada alasan kedutaan untuk menolak visa kamu, atau kecuali kamu memang sedang amat sangat sial. :)

6. Travel insurance valid in shcengen countries for whole period of stay, dengan nilai coverage minimum EUR 30,000. Nilai coverage ini bukan premi lho, jadi bukan itu harga yang harus kita bayar untuk membeli asuransi perjalanan ini. Saya sendiri membeli asuransi AXA Schengen Low Cost dengan nilai pertanggungan max EUR 30,000 untuk jangka waktu 30 hari dengan harga Rp 500.000,- Alasan saya memilih asuransi ini karena mudah, bisa beli online bayar dengan paypal atau kartu kredit dan yang penting jika visa kamu ditolak dan tidak jadi pergi makan uang kamu akan dikembalikan full. Setelah membayar, maka kamu akan dapat sertifikat asuransi beserta detail ketentuan yang berlaku. Jangan lupa di foto copy (2 lembar).

7. Bank reference letter asli dan copy 3 bulan terakhir history transaksi. Di website juga disebutkan kalau last minute cash yang besar yang tidak dapat dijustifikasi tidak akan diterima. Oleh karena itu, persiapkanlah rencana kepergian kamu dengan matang jika kamu membiayai perjalanan sediri. Kamu harus sudah menentukan kapan kira-kira mau apply visa, dan 3 bulan sebelum itu jumlah saldo di rekening kamu sudah ada minimum untuk mengkover semua biaya perjalanan kamu. Mengenai berapa jumlah saldo minimum sampai saat ini masih menjadi misteri bagi aku, karena tidak dikemukakan dengan jelas di persyaratannya. Baca-baca forum diskusi dan buku-buku panduan travel ada yang bilang bisa dihitung 30-70 EUR per hari. Namun, karena konservatif dan prinsip “make no single mistake” di atas tadi aku gunakan batas atas 70 EUR, aku kalikan dengan jumlah hari saya hasilnya lumayan banyak, hehehe. Untuk surat referensi bank bisa dengan mudah minta di bank tempat kita membuka rekening, biasanya kita membuat dulu surat permohonan referensi bank, lalu bank akan memproses sekitar 1-3 hari kerja dan ada biaya sekitar Rp 50,000.

8. Sponsor letter asli dari perusahaan tempat bekerja atau universitas (jika masih belajar). Untuk surat sponsor ini bisa dengan mudah minta ke HRD di kantor, mereka biasanya sudah punya formatnya. Intinya di dalam surat ini menyatakan bahwa:

a.      kamu benar adalah karyawan dari perusaan tersebut / mahasiswa universitas tersebut

b.      kamu akan pergi dari kapan sampai kapan untuk tujuan apa (misalnya liburan)

c.      jaminan bahwa kamu tidak akan mencari pekerjaan baru di sana

                  d.      jaminan bahwa kamu akan kembali ke Indonesia lagi setelah masa liburan berakhir.

9. Bukti akomodasi untuk seluruh periode perjalanan. Ini bisa didapatkan dari 2 sumber, yang pertama jika kamu beruntung ada yang bersedia mengundang kamu ke negaranya dan menyatakan bahwa kamu akan tinggal di tempat teman kamu tersebut. Jika tidak, kamu bisa membooking melalui website seperti hostelworld.com. Untuk booking biasanya kamu harus bayar uang muka 10% dari harga total. Namun di hostelworld kamu bisa membeli cancelation premi, sekitar 1 EUR per booking, dimana ketika nanti kamu membatalkan rencana menginap di suatu hostel maka uang muka yang sudah kamu bayarkan tidak hangus, tidak juga dikembalikan namun akan disimpan sebagai credit balance kamu, jadi ketika kamu memtuskan ganti itinerary dan ganti hostel, credit balance ini bisa kamu gunakan untuk booking juga, namun ada syarat maksimal kapan harus digunakan. Aku kurang ingat, kamu bisa cek saja di website-nya. Aku sendiri menggunakan cara ini, aku pilih hostel yang lumayan bagus tapi harganya cukup terjangkau, lalu booking mendekati itinerary asli, jadi ini tidak aktual, tapi usahakan agak mirip sama itinerary. Karena aku sendiri masih belum tahu mau menginap dimana saja, bahkan kalau uang tidak cukup aku mau coba couchsurfing, hehehe. Tapi demi kepentingan apply visa aku harus book dulu penginapan untuk semua period. Aku anggap sunk cost saja, tapi kalaupun dicancel credit balance-nya masih bisa digunakan lagi.

10. Foto kopi Kartu Keluarga

11. Buat Itinerary perjalanan dan dilengkapi keterangan hotel/penginapan selama kita di Eropa.

Proses Aplikasi Visa

Untuk mengajukan permohonan visa melalui kedutaan Belanda, Anda HARUS membuat janji terlebih dahulu lewat email (Website Kedutaan) atau telpon langsung ke kedutaan Belanda ke bagian "Informasi mengenai visa" No. telpon >>  +62-21-5271904, Senin s/d Kamis: 13.00-16.00  dan Jumat: 13.00-14.00.

Website Kedutaan Belanda: Clik Here..!!

Untuk mengetahui tata cara aplikasi visa sebaiknya kamu cek di website di masing-masing negara, sementara yang akan aku jelaskan di sini adalah yang aku alami di kedutaan Belanda. Secara umum visa bisa mulai diapply paling cepat 3 bulan dan paling lambat 2 minggu sebelum tanggal berangkat. Mengapa 2 minggu? Karena proses aplikasi visa ini normalnya menghabiskan waktu 2 minggu, jadi biasanya mereka tidak mau terima jika kita apply kurang dari 2 minggu. Saran saya kalau memang sudah bisa dipersiapkan, persiapkanlah secepat mungkin, karena kamu tidak pernah tahu apa yang akan terjadi di kemudian hari, apakah ada dokumen yang kurang, dsb. Pengalaman saya, saya sepertinya sudah mempersiapkan dari jauh hari namun tetap saja harus deg-deg-an sampai akhirnya dapat satu bulan sebelum berangkat. 

Tiap kedutaan juga punya jadwal masing-masing kapan dia buka untuk TERIMA DOKUMEN aplikasi visa. Untuk Belanda, Senin-Jumat kecuali hari rabu dari jam 08.00-12.00 tapi khusus hari jumat hanya sampai jam 09.30. Kedutaan lain ada juga yang tidak buka tiap hari, hanya selasa dan kamis saja misalnya seperti kedutaan Rep Ceko. So, kamu lihat dengan seksama jadwal ini, jangan sampai salah jadwal.

Akhirnya tiba juga di hari pengumpulan dokumen untuk visa. Semua dokumen sudah siap, tidak lupa memfotokopi beberapa formulir untuk cadangan, in case ada yang salah isi dan harus diganti bisa langsung isi di sana gak pake ngeprin dulu. Loket baru buka jam 8.00, namun kalau sudah booking kamu bisa langsung masuk, jam di bukti booking tidak diperhitungkan, jadi kalau bisa datang sepagi mungkin untuk menghindari antrian panjang. Setelah menitipkan KTP dan handphone kita akan diberi nomer antrian seperti di bank / dokter. Oh iya, kalau bisa bawa buku bacaan saja untuk dibaca sambil menunggu antrian, karena HP dan alat elektronik lain tidak boleh dipergunakan.

Setelah menunggu kira-kira 15 menit akhirnya nomor antrianku dipanggil dan langsung menghadap ke seorang ibu dibalik loket. Setelah melakukan pengecekan atas dokumen, ibu itu berkomentar "wah, enak sekali jalan-jalan yaa..." Tidak banyak komentar ibu itu, aku pun membayar biaya visa Rp 700,000 untuk visa turis. Ibu itu juga tidak mengatakan kapan aku bisa ambil yang intinya tidak menjelaskan apakah visa ini sudah diapprove atau belum, dia hanya bilang 2 minggu lagi balik ke situ lagi dan dia menyerahkan tanda terima berupa kartu berwarna putih dengan bendera Belanda dan ada nomornya.

Sampai juga di hari pengambilan visa, selama 2 minggu itu tidak ada telepon maupun kabar apa-apa lagi dari kedutaan, aku pun belum tahu nasib aplikasi visa aku... apakah diterima atau ditolak. Namun, aku juga sudah menyiapkan dokumen-dokumen just in case harus apply visa turis ke negara lain. Untuk pengambilan visa jadwalnya beda dengan jadwal penyerahan dokumen, yaitu Senin-Jumat pukul 14.00-15.00 saja. Masa penantian pun menjadi masa yang mendebarkan, untungnya ada teman-teman yang lain buat mengobrol. Akhirnya tibalah giliranku, aku pun berdiri berjalan menuju loket, dengan tangan gemetar aku menyerahkan kartu dengan warna putih dengan gambar bendera Belanda itu ke ibu penjaga loket. Si ibu mencari dokumenku berdasarkan nomor di kartu, lalu dia berkata "kamu dapat visa turisnya" Kata-kata si ibu bagaikan nyanyian paling merdu yang pernah saya dengar. ;)) ibu itu meminta aku tanda tangan di kertas sebagai tanda terima, aku pun masih dag dig dug ketika membuka paspor, tidak sabar untuk melihat apakah benar aku dapat visa dengan period yang benar. Ternyata puji Tuhan, aku dapat visa schengen, dengan jangka waktu yang mepet sekali 20 hari. Perasaan aku kala itu luar biasa senang dan lega. Akhirnya setelah penantian yang menyiksa karena kawatir ditolak, aku berhasil juga mendapatkannya.

Semoga tulisan saya ini dapat menjadi masukan bagi siapa saja yang sedang merencanakan traveling ke eropa dan meng-apply visa Schengen. Semoga berhasil dan pantang menyerah yaaa....

Alamat Kedutaan Belanda : Jalan HR Rasuna Said Kav.S-3, Jakarta 12950

Opening hours

Senin-Kamis: pkl. 08.00-16.00 dan 13.00-16.00
Jumat: pkl. 08.00-14.00

Opening hours Consular Department >> Senin-Jumat: pkl. 08.00-12.00 

Telepon: (+62) 21-5271904

Visa, paspor Belanda dan legalisasi >> Senin-Jumat: 13.00-14.00
Informasi tentang urusan konsuler lainnya >> Senin-Kamis: 09.00-12.00 dan 13.00-16.00,
                                                                     Jumat: 09.00-14.00